A quoi sert la GED ?

La gestion électronique des documents (GED) favorise la numérisation et l’archivage. Elle sert également à la recherche et l’indexation des fichiers électroniques. C’est un procédé qui permet de dématérialiser les procédures métiers d’une société au moyen d’outils électroniques faciles à utiliser, ce qui optimise la réduction de l’utilisation de la paperasse. Ce procédé aide les entreprises qui veulent fonctionner sans papier à atteindre un objectif zéro papier. La GED a fait son apparition autour des années 1980, elle est semblable à un réceptacle ou à une base de données car elle privilégie le stockage de l’ensemble des données numériques d’une structure. Dans un monde dans lequel toutes les procédures relatives aux entreprises s’effectuent en ligne, la numérisation des documents est un atout. 

La GED : qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ? 

Une fois les documents numérisés, il faut pouvoir les gérer, organiser les fichiers, protéger leur contenu,… D’où la nécessité d’un outil de gestion électronique. La mise en place d’une GED aide les entreprises à améliorer le management de leurs fichiers. En même temps, cette dernière permet d’assurer la validité juridique de l’ensemble des documents. Avec un outil de gestion électronique de documents, la recherche et le stockage des documents sont facilités, les collaborateurs d’une entreprise peuvent donc plus facilement échanger les documents au niveau interne. L’accessibilité aux documents de l’entreprise s’effectue désormais 24 h/24 au moyen d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur et ce, même à distance. Vous pouvez obtenir plus d’infos sur le site de Arondor.

Les avantages de la mise en place d’une GED

A l’heure actuelle, la gestion classique des documents devient de plus en plus inefficace. Or, une gestion à partir d’outils high-tech peut offrir différents avantages et permettre la réalisation d’économies non négligeable liées à la gestion du papier (encre imprimante, feuilles, etc.). Ce système permet aussi de gagner en temps.

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